Rif.3rd return

年賀状ソフトもたくさんあり、ソフト専用の住所録や、Microsoft Outlook からダウンロードしてインポートするものや色々です。
私は今までに年賀状ソフトをかえて前のソフトをアンインストールしてしまったり、保存したファイルが見つからなくなったり、インポートがうまくできなかったりと色々失敗をしました。
今年に入ってパソコンも新しくなり、Microsoft Office もまっさらだったので、一括して住所録やアドレス帳は Outlook を母体に Windows live, Gmail 等と同期をしています。
以前連絡網を作ったのですが、Outlook って今までそんなに活用していなかったので知らなかったのですが、意外と融通がきかない。
思った通りのテンプレートに選択した人の選択した情報を印刷するだけなので、Outlook ひとつでできるのかと思ったらできなかったので、Access に、Outlook と同期して一旦読み込んで作ったのですが、年賀状の宛先だけなら、Word のはがき印刷で十分かなと思い、いざやろうと思ったら、Microsoft Outlook の連絡先と Microsoft Word の差し込み印刷機能で使用されるフィールド名は違うものがあるんですね。
友人だけに、とか全部同じテンプレートで印刷する場合は関係ないのかもしれませんが、複数のテンプレートを使用したい場合は、このフィールド名が違うために随分悩みました。
また、リンク先の表が見づらいのでエクセルで表にして印刷し、よーく見比べながらはがき印刷の構成を行いました。
必要な方はどうぞ：エクセルファイル：Word-Outlookフィールド名の違い
以下宛名入力の際行ったことの備忘録です。
１.　Word 2007 のはがき印刷のウィザードから宛名面の作成で、必要な項目を記入
2.　「差し込み印刷を指定します」の画面で Word を選択

3.　Word 差し込み文書タブの「宛先の選択」より Outlook の連絡先から選択から使用する連絡先を選ぶ
4.　宛先の一覧が表示されるのでフィルターで印刷する宛先を選ぶ
　　この時、表にあるように「分類項目」や「役職」等使用できないフィールドがあります。
　　仕方ないので私はOutlook の「部署」に分類したい項目を入力し、Word でフィルターしました。
　　最新の郵便番号アップデートしていないとウィザードが動きませんでした。
5.　デフォルトで以下のようなテンプレートになりました。

6.　不必要な項目は削除し、Word の「差し込み文書」タブの「差し込みフィールドの挿入」から必要なフィールドを追加しました。

7.　Word の「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」をクリックすると実際の表示を確認することができます。

8.　良ければ通常の印刷をします。
　　例えば住所が中途半端に改行されたりしていた場合は、Word の「差し込み文書」タブの「完了と差し込み」のドロップダウンメニューから「個々のドキュメントの編集」をクリックしま　す。
9.　フィルターで選択した宛先がすべて表示されるので、修正したい箇所があった場合は改行や削除な修正をしてから印刷をします。